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    Gestionando planillas: ¿Cuándo es momento de decirle adiós a Excel?

    ¿Por qué elegir sistema de gestión de planillas?

    Que Excel es el mejor amigo de millones de profesionales a nivel mundial no admite discusión alguna. Los cálculos que permite hacer, las fórmulas avanzadas y su capacidad para ordenar data de diferentes formatos y fuentes, lo convierten en un programa ideal para el trabajo contable, y esto incluye la gestión de planillas, el cálculo de remuneraciones y más. Sin embargo, como todo en la vida, Excel no es perfecto.

    Mientras manejas un equipo mínimo de máximo 8 – 10 personas, manejar la planilla a través de hojas de cálculo parece una tarea sencilla. Sin embargo, cuando pasamos a las dos cifras, e incluso superamos los 20 colaboradores contratados, el manejar esta data con la aplicación de Microsoft, puede resultar un verdadero dolor de cabeza.

    Esto teniendo en cuenta que cada colaborador es un mundo por cuenta propia: cada uno toma vacaciones en momentos distintos, permisos médicos, descuentos, control de asistencia, bonos, gratificaciones, etc. Multiplicar esas variantes por 20 o más trabajadores, puede resultar inmanejable o, como mínimo, puede conducirnos a errores.

    Por otra parte, está el factor de las horas hombre. El tiempo que el área de recursos humanos dedica a procesar esta información consume un tiempo que podría ser dedicado a labores más productivas, tales como mejorar la cultura organizacional, medir el clima laboral e incluso tomar mejores decisiones.

    Esto último también es válido para las consultoras o empresas que ofrecen servicios de tercerización u Outsourcing de gestión de planillas. Si el proceso se realiza del modo tradicional (en un Excel) o a través de plataformas desactualizadas, cuando la cartera de clientes crece se enfrentan a un serio problema ¿cómo mejoramos nuestra productividad? ¿Cómo abarcamos estos nuevos desafíos?

    Contratar más personal puede parecer la opción más rápida y eficiente, pero implica costos añadidos: más equipos de cómputo, menor rentabilidad y, muy importante, la capacitación de los nuevos colaboradores. Incluso el espacio puede representar un problema: ¿se necesitará mayor espacio? ¿Cuántos colaboradores más deberemos contratar para atender esa demanda creciente?

    Cuando llegamos a este punto, una solución que gana cada vez más adeptos es contratar un sistema de gestión de planillas. Estos sistemas son una evolución del clásico programa que un programador instalaba en los equipos del área contable de las empresas, se trata en realidad de un sistema en la nube, accesible desde cualquier lugar y con la posibilidad de actualizarse de manera más eficiente y en tiempo real.

    Por ejemplo, en el caso de Kiptor, el sistema de gestión de planillas que lanzamos en Perú, tienes la opción de cargar y actualizar de manera masiva los datos de tu planilla, cargar los datos de nuevos colaboradores, gestionar vacaciones y automatizar la emisión de boletas de pago a los colaboradores. Todo de manera práctica y con solo unos clics.

    Otro de los beneficios de un sistema de gestión de planillas con un modelo de suscripción como el de Kiptor, es la escalabilidad. Puedes empezar con un plan básico desde 20 colaboradores por solo 50 dólares mensuales, e ir incrementando tu plan en la medida en que lo requieras.

    De esta manera liberas tiempo sin comprometer los recursos de tu organización o, en el caso de las empresas dedicadas a la gestión de planillas, pueden hacer crecer su capacidad operativa con solo mejorar su plan y sin necesidad de incrementar su equipo de colaboradores de manera inmediata, pues se reducen las horas hombre, permitiéndoles incrementar su capacidad operativa.

    ¿Continúas gestionando tus planillas de la manera tradicional? Puede que estés perdiendo un tiempo valioso. Y, como dice un conocido slogan: el tiempo vale más que el dinero.

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